Fra tid til annen vil et borettslag eller sameie ha behov for større vedlikehold, rehabilitering eller nye utbygginger. Hva som skal gjøres varierer, men felles er det at jobben er under styrets ansvar. Styret i borettslag eller sameie består som oftest av personer uten særlig kompetanse på denne type arbeid. Derfor er det vanlig å hyre inn noen som har fagkunnskapen som trenges.

Prosjektledelse for borettslag og sameier

Skal dere for eksempel renovere fasaden, ha nye bad eller bytte det elektriske anlegget, er det mer som må gjøres enn å leie inn håndverkere. Styret er nødt til å ta stilling til budsjetter, finansiering, tillatelser og søknader. 

– Det er her vi som fagfolk kommer inn med prosjektadministrasjon. Da kan vi styre byggeprosjektet på vegne av deg. Du kan si ja eller nei til det vi innstiller til deg, og så kjører vi jobben opp mot kommuner, entreprenører og andre som er involvert, forteller Lars Iddeng, daglig leder i Usbl Prosjekt. 

Særlig viktig er det at styret som byggherre er nødt til å forholde seg til lover og forskrifter som de fleste ikke er kjent med fra  sitt normale daglige virke. 

– Mange styreledere vet ikke hva de forplikter seg til. Det er faktisk sånn at om du som styreleder leier inn en entreprenør så påtar du deg et ansvar for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø under denne entreprenørens arbeid. Arbeidsoperasjoner som for eksempel å sende en maler til å klatre opp en lang tynn stige, kan være en arbeidsprosess du har et ansvar for å stoppe. I ytterste konsekvens kan manglende oppfølging føre til en ulykke og ende med tiltale og straff for deg. Derfor er det viktig å ha noen til å forvalte dette på vegne av borettslaget eller sameiet, og det må være noen med riktig fagkompetanse, slik at det blir gjort riktig.

Dette er blant oppgavene prosjektlederen vil stå for: 

• Sette opp budsjett og passe på at økonomiske disposisjoner forholder seg til dette
• Beskrive arbeidet, hente inn tilbud og sette opp kontrakter
• Være bindeledd mellom borettslag/sameie og entreprenør
• Foreta kontroll av kvalitet og HMS på byggeplassen
• Sørge for at alle søknader og tillatelser blir ivaretatt
• Beboerhåndtering
• Påse at arbeidet blir ferdigstilt som avtalt

– Oppsummert vil det si at du får en rådgiver som holder kontroll med det økonomiske, juridiske og tekniske gjennom hele prosessen, sier Iddeng.

Når trenger borettslaget eller sameiet prosjektadministrasjon?

Det er stort og smått som må gjøres i et borettslag og sameie. Ikke alle type jobber har behov for en ekstern prosjektleder. Det kommer selvfølgelig an på hva slags jobb som skal gjøres, men ifølge Iddeng er hovedregelen at du trenger prosjektadministrasjon når arbeidet er større enn at det kan utføres på et par uker. 

– Skal du bytte en dør trenger du ikke en prosjektleder. Men skal du bytte alle dører i et stort borettslag, kan du trenge noen til å lede prosjektet. Det handler stort sett om volum og kompleksitet. Behovet for prosjektadministrasjon oppstår når det er grunnlag for å diskutere kvalitet og løsning, og når det er snakk om forandringer i bygningsmassen hvor du må forholde deg til krav fra myndighetene, sier han.

Når skal styret koble på prosjektadministrasjon?

Skal dere renovere fasaden, bygge nye balkonger eller bytte tak er det en lang prosess fra idé til jobben er gjennomført. For at det skal gå så smidig som mulig, anbefaler Iddeng at styret får på plass prosjektadministrasjon så tidlig som mulig. 

– Husk på at dere må begynne på et tidspunkt hvor byggets funksjon er i brukbar og lovlig stand. Vi opplever også at mange vedtar ting før de faktisk vet hva det koster. For å komme i gang på riktig måte, er det lurt å starte med å involvere rådgivere. Da legger dere grunnlaget for suksess i andre enden, sier Iddeng.

Velg riktig prosjektleder

Gjennom prosjektadministrasjon fungerer rådgiveren fra Usbl som et mellomledd mellom utbygger, som i disse tilfellene er borettslag eller sameier, og entreprenøren som er den som faktisk utfører jobben. 

– Vi som prosjektledere skal være kundens høyre hånd og faglige rådgiver. Derfor vil vi aldri sitte på entreprenør og leverandørs side av bordet. Ei heller har vi bindinger til entreprenør eller leverandør, eller noen fordeler av å velge eller utelate entreprenører fra å gi kunden entreprisetilbud, sier Iddeng. 

Han forteller videre om borettslag som ikke har forstått forskjellen på en prosjektleder som er en del av entreprenørens organisasjon og en som er uavhengig av denne. 

– Hvor ligger lojaliteten til en prosjektleder fra entreprenørsiden om noe skulle gå galt? Det er viktig å ha en prosjektleder som ivaretar kundens interesser. Samtidig skal vi si i fra til deg som byggherre om du er i ferd med å gjøre noe dumt som ikke er lov. Vi skal påse at du som kunde får det du har krav på, og også påse at du ikke gjør noe som bringer deg på kant med lov, forskrift og kontraktsvilkår.

Dette innebærer prosjektadministrasjon:

SHA-koordinering gjennom hele prosjektet

I henhold til forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) på byggeplasser har byggherren et vesentlig ansvar for byggeprosjektet. Det er blant annet for å forebygge skader og ulykker under byggeprosessen. 

Byggherre er den som eier tiltaket. Byggherre er det samme som Tiltakshaver i Plan- og bygningsloven og det er altså borettslaget/sameiet ved styret som er byggherre.

Byggherren er strafferettslig ansvarlig for at forskriftene blir fulgt. Som prosjektleder og SHA-koordinator bistår Usbl med å sørge for at forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir fulgt gjennom hele prosjektet. Det vil si at vi påtar oss å forvalte det ansvaret byggherren har ved forskrift.

Usbl Prosjekt er en avdeling av boligbyggelaget Usbl som har bygget og forvaltet borettslag og sameier i over 70 år. 

– Men det er ikke sånn at du er nødt til å være tilknyttet Usbl for å bruke oss til prosjektadministrasjon. Vi er uavhengige av hvem som er forretningsfører. Fordelen er at vi har spesialkompetanse på borettslag og sameier. Vi er vant til å kommunisere med beboere og ta hånd om problemstillinger knyttet til dette.

– Dersom du ikke ønsker å la noen styre ditt prosjekt for deg, så kan du allikevel ønske deg bistand av en fagperson innen bygg. Vi tilbyr selvsagt også dette, men det er viktig at du da vet forskjellen på å styre etter innspill og å overlate styringen til andre, sier Iddeng til slutt.