Sentralt i Oslo, på Sinsen, ligger Schouterrassen borettslag. Dette er i dag det største borettslaget på Sinsen, med 315 andeler fordelt på fire blokker. Selve bygningsmassen er fra 1937, men borettslaget ble stiftet i 1997. 

Borettslaget har en relativt ung eiermasse, blant dem Kristoffer Fosse Hanssen, som har vært styreleder de siste fire årene. Gjennom den tiden har han fått et nært samarbeid med Usbl.

– Usbl har vært forretningsfører siden oppstarten på slutten av 1990-tallet. De gjør en rekke forskjellige tjenester for oss. Jeg mener vi har god nytte av dem fordi de har en stor faglig tyngde. De hjelper ved å svare på spørsmål og henvendelser. Er det noe vår rådgiver ikke kan svare på, får han hjelp av andre avdelinger i Usbl. Det er kanskje deres største styrke, sier Hanssen.

En forretningsfører på tilbudssiden

I et borettslag eller sameie er det styret som har ansvar for økonomien og å sørge for at regnskapet blir ført, i tillegg til en rekke andre årlige oppgaver. Disse oppgavene kan være komplekse og virke overveldende for et styre som kanskje har lite erfaring med dette fra før. Derfor er det vanlig at borettslag og sameier engasjerer en forretningsfører som tar seg av regnskapsføringen og bistår styret i årsmøteprosessen, budsjetteringen og er en rådgiver styret kan henvende seg til. 

Forretningsføreren sørger for at regnskapsførsel og innkreving av felleskostnader utføres i henhold til lover og regler. I tillegg har styret en fast kontaktperson hos forretningsfører som loser styret gjennom de faste oppgavene gjennom året. I tillegg får styret generell rådgivning  i forbindelse med alt innen daglig drift av borettslaget eller sameiet.

Dette er blant oppgavene til en forretningsfører:

• Sette opp budsjett og bistå med likviditetsbudsjetter
• Føre regnskap 
• Innkreving av felleskostnader
• Bistå i forberedelsene til årsmøtet/generalforsamlingen
• Delta på årsmøtet/generalforsamlingen
• Følge opp forsikring av eiendommen
• Innhente finansieringstilbud

– Vi får alle standardtjenester gjennom Usbl, men i tillegg får vi hjelp med en del ting som man kanskje ikke forventer. Sånn sett føler vi at alle i Usbl er på tilbudssiden og vi blir godt ivaretatt, uansett hva det gjelder, sier Hanssen.

Trygg styring av økonomi og administrasjon

Borettslaget på Sinsen har fått hjelp med stort og smått siden oppstarten. Spesielt trekker Hanssen frem hjelpen de fikk da de skulle gjennomføre et større baderomsprosjekt.

– Da var det godt å kunne få bistand fra en uavhengig part. Juridiske spørsmål som vår rådgiver ikke kunne svare på selv, ble sendt videre til noen som kunne det. På generalforsamlingen deltok leder for den juridiske avdelingen i Usbl, sånn at alt gikk riktig for seg, forteller styrelederen. 

Og borettslaget er i godt selskap. Over 1 700 borettslag og sameier har overlatt ansvaret til Usbl som forretningsfører. Her får de hjelp med en effektiv og trygg styring av økonomi og administrasjon. 

– Personlig synes jeg samarbeidet fungerer veldig bra. Vi har en rådgiver som kjenner borettslaget vårt godt og har stor forståelse av sakene vi løfter opp. Han sitter på all historikk og kan svare oss på en måte som passer for vår situasjon, sier Hanssen. 

– En annen stor fordel er at de har mye kompetente folk på samme sted. Enten det gjelder de som jobber med rådgivning, forsikring eller i prosjekt, opplever vi dem som kyndige. De er folk vi kan stole på, legger han til.

Samarbeidspartner for styret

Å samle fagkompetanse er noe Usbl har lagt vekt på lenge. Målet er å ta vare på helheten, forteller leder Forretningsførsel i Usbl, Heidi Østensen Hole.

Heidi Østensen Hole, leder for forretningsførsel i Usbl.

– I tillegg til å stå for det økonomiske og administrative, har vi vaktmestere, advokater og HMS-ekspertise. Vi har også en avdeling som tilbyr prosjektledelse og bistand ved rehabiliteringsprosjekter, sier hun. 

Noe av det viktigste som forretningsfører er likevel å være en god samarbeidspartner. 

– Vi er der kunden er, og mener det er viktig med nærhet til kunden. Våre rådgivere er nesten alltid med på årsmøter. Vi skal være din sparringspartner, og for å få til det skal vi ha jevnlig kontakt, kjenne dere og deres bygningsmasse. Alt ansvar som hviler på dere i styret, skal vi hjelpe med å finne ut av, sier Hole.

Skreddersøm

Usbl er blant Norges største boligbyggelag og har i dag over 100 000 medlemmer. Siden 1948 har Usbl bygget og forvaltet boliger for medlemmene med mål om å kunne tilby en helhetlig boopplevelse. Men forretningsførsel er en tjeneste for alle, ikke bare borettslag bygget av Usbl.

– Forretningsførsel passer alle type borettslag og boligsameier. Alle kan trenge hjelp med budsjettering, planlegging og vedlikehold av bygningsmassen. Vi kan hjelpe, uansett hva slags type sameie dere er, sier Hole.

I Schouterrassen Borettslag er i hvert fall styreleder Hanssen sikker på at Usbl er et godt valg for dem. 

– Vår erfaring er at det er kyndige folk vi kan stole på, i tillegg til at de er konkurransedyktige på pris. De gir også mulighet for skreddersøm og har sørget for et opplegg som passer oss bra, avslutter han.