– Tidligere hadde vi ikke system på ting. Nå kan jeg høre med Usbl dersom jeg trenger svar på noe om drift av sameiet, forteller styreleder Per Erik Johansen i Jordbærsletta Boligsameie på Kolbotn. 

Dukker det opp spesielle problemstillinger og kompliserte saker, kan han ringe til sin faste kontakt innen forretningsførsel hos Usbl’s lokalkontor for Follo og Østfold i Ski. Der får han inputen han trenger av sin faste kontakt, teamleder og kundeansvarlig Anders Bårtveit. Han har vært forretningsfører for Jordbærsletta siden 2012 og kjenner sameiet svært godt.

– Usbl er store, men med lokalkontorene våre er vi er alltid tilgjengelige og tett på kundene våre. De trenger ikke vente lenge på svar og kan komme innom oss når de vil, sier Bårtveit. 

All hjelp på ett sted

Styret i et sameie skal sørge for drift og vedlikehold av sameiet. Noen oppgaver er lovpålagte, blant annet kontrollansvar for økonomi og regnskap. Styret skal også sørge for at bygningsmassen blir vedlikeholdt. Med forretningsfører og prosjektleder fra samme Usbl-kontor, har Per Erik Johansen i Jordbærsletta Boligsameie all hjelp han trenger på ett sted. 

– Som styreleder synes jeg det er supert å ha noen å snakke med om problemstillinger og utfordringer. Det er verdifullt og helt nødvendig for meg. Jeg får ofte spørsmål om hva som er sameiers ansvar og hva som er sameiets ansvar. Da er det fint å ha noen å ringe når jeg står fast, sier styrelederen.

Lønnsomt samarbeid 

Jordbærsletta Boligsameie er et pilotprosjekt hvor Usbl har ekstra tett oppfølging av økonomi og vedlikehold. Fordi både prosjektavdeling og forretningsfører sitter i samme lokale, er det lettere å ha oversikten og følge opp kunden.

– Erfaringen er at et tettere samarbeid mellom forretningsførsel og Usbl Prosjekt har gjort planleggingen enklere for alle. Dessuten har det vist seg å være svært tidsbesparende, noe som også sparer sameiet for forsinkelser og dermed unødvendige kostnader, forteller Stian Vestergaard Isaksen, avdelingsleder Usbl Prosjekt Follo. 

– Når vi går litt mer i dybden fra starten, får vi planlagt bedre og sett på økonomien i prosjektet. Vi gjør for eksempel likviditetsanalyser, lager ulike scenarier og forslag til hvor det kan spares og hvor sameiet kan få gunstige lån, sier han. 

Det arrangeres hyppig gratis temakvelder for alle i Jordbærsletta Boligsameie. Fire ganger i året er budsjett og vedlikehold på tapetet, og for større prosjekt i sameiet, arrangeres det egne fellesmøter.

– Måten vi har jobbet med Jordbærsletta på, har gjort alt mer forutsigbart. Alt i alt blir det et bedre drevet sameie enn før, sier Anders Bårtveit.

Forretningsfører + prosjektledelse

Med Usbl som forretningsfører med god oversikt over det økonomiske, var det praktisk for styret i Jordbærsletta å få hjelp til vedlikeholdsarbeidet gjennom Usbl Prosjekt.

– Vi i styret visste allerede før vi tok kontakt, at det var behov for utbedringer av bygningsmassen. Vi ønsket en status for byggene, hva som måtte gjøres nå og behov for fremtidig vedlikehold, forteller styreleder Per Erik Johansen. Usbl Prosjekt utarbeidet en vedlikeholdsplan for sameiet for 20 år framover. Den inkluderer både rehabilitering av tak, som er igang, og utskifting av dører og vinduer.

– Det er veldig nyttig å ha oversikt og kun én prosjektleder å forholde seg til. Usbl prosjekt holder kontakt og styrer de ulike entreprenørene, sier han. Det ble opprettet et vedlikeholdsfond i 2023, men det ble klart at det måtte mye mer til. Da var det praktisk å få med seg Anders Bårtveit fra Usbl til å forberede møte med beboerne og så fremlegge takprosjektet og finansieringen av det. 

Økonomisk buffer i sameiet

For å unngå etterslep på vedlikehold, jobber Anders Bårtveit for å få nye borettslag og sameier til å se viktigheten av å spare penger til fremtidig vedlikehold fra dag én. 

– Et sameie eller borettslag er faktisk lovpålagt å ivareta byggmassen, så det er ikke et valg. En økonomisk buffer gjør at det ikke trengs å ta opp lån til mindre reparasjoner, og sameiet kan unngå digre lån til større utbedringer som må gjennomføres, sier han. 

Gjennom årene har han sett mange eksempler på styrer som har latt vedlikeholde ligge for å holde fellesutgiftene lavest mulig i det lengste. Resultatet kan bli unødvendige og omfattende skader som blir svært kostbare å utbedre for dem som bor i sameiet der og da.

– Det blir det som å dele drosje hjem fra en kveld på byen. En og en hopper av, og så sitter du som er sist igjen med regningen alene. Hvis boligselskapet legger inn sparing gjennom fellesutgiftene fra starten og har en god vedlikeholdsplan for mange år framover, kan man unngå brå og store økninger i husleien på grunn av lån, sier Anders Bårtveit.

– Det er også viktig å understreke at vedlikeholdet er en investering. Skal du selge leiligheten din, vil eiendomsmegleren alltid stille spørsmål om fremtidige vedlikeholdskostnader. Dersom disse er store, vil det påvirke verdien på boligen din, sier styreleder Per Erik Johansen i Jordbærsletta boligsameie. 

– Hva er de største fordelene ved å ha Usbl som forretningsfører?

Usbl er en god rådgiver som gir svar på det vi lurer på og tilbyr hele pakka styret i et sameie trenger gjennom forretningsførsel, sier Per Erik Johansen.

– Med Bonabo har vi en portal hvor vi enkelt kan kontakte og sende informasjon til sameierne. Vi kan også holde orden på regnskap her. Sameiet tok også i bruk tjenesten Bevar HMS.

– Dette er vesentlig for driften av sameiet. Vi har fått et system for å sjekke alt som må være i orden etter loven, forteller styreleder.

Gjennom advokatkontoret til Usbl har styrene tilgang på juridisk hjelp. 

– For å være på den sikre siden benyttes ofte advokatkontoret som en tilleggstjeneste, for det kan være snakk om prosjekter i store millionsummer. Og det kan komme betimelige spørsmål fra beboerne som krever konsise svar, sier Anders Bårtveit fra Usbl.