Digitale årsmøter og generalforsamlinger

Fra og med 1. april ble det anledning til å gjennomføre digitale generalforsamlinger og årsmøter i hhv. borettslag og eierseksjonssameier. Lovendringene likestiller digitale og fysiske møter, og gir styret adgang til å avgjøre hvordan møtene skal gjennomføres. Reglene er de samme for både eierseksjonssameier og borettslag.

Her går vi gjennom de viktigste reglene. 

Hvilken møteform bør velges?

Etter de nye reglene er det styret som beslutter hvordan generalforsamling og årsmøte skal holdes. Styret har kompetanse til å vurdere og beslutte den møteform som passer best for sitt borettslag eller sameie.

De nye bestemmelsene stiller krav om at gjennomføringen av møtet er forsvarlig. I vurderingen av hvilken møteform som bør velges, vil hvilke saker som står på dagsorden ofte være det viktigste momentet. Enkelte saker er mer kompliserte enn andre, og krever muntlig diskusjon. I slike tilfeller vil det være fornuftig med et fysisk møte. Står det derimot enklere og mer standardiserte saker på dagsorden, kan digitalt møte være egnet. 

Et annet relevant moment er hvorvidt beboerne/eierne har tilgang til - og behersker bruken av – digitale hjelpemidler. Lovendringen innebærer en plikt for styrene til å sikre at alle som ønsker å delta på generalforsamlinger og årsmøter, får deltatt på egnet vis – uavhengig av digital kompetanse og tilgang på digitale verktøy. Styret kan i denne forbindelse evt. tilby assistanse til dem som ikke behersker bruken av digitale plattformer o.l. 

Det er videre fastsatt en bestemmelse som innebærer at beboerne kan kreve fysisk møte. Et slikt krav må i tilfelle fremsettes av minst to andelseiere/seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene. Styret kan sette en frist for når krav om fysisk møte må være fremsatt. Fristen må imidlertid være rimelig, og den må settes etter at sakslisten for møtet er kjent.

Hvordan kan digitale årsmøter og generalforsamlinger gjennomføres?

De nye lovreglene inneholder ikke noen bestemmelser om hvordan gjennomføringen av møtet skal skje. Det er opp til styret å velge hvilken plattform eller hvilket fora man ønsker, så lenge avviklingen er forsvarlig. Usbl har lansert en digital løsning for gjennomføring av digitale årsmøter og generalforsamlinger. Med denne løsningen foregår møtene over flere dager, slik at dokumenter og mulighet for å stemme i større grad tilgjengeliggjøres for alle beboerne. 

Det digitale møtet i Usbl's løsning utføres via avstemming på Min side. Dette ivaretar lovens krav til å sikre at deltakelsen og stemmegivingen kan kontrolleres på en betryggende måte. Løsningen åpner også for at styret kan sette en høringsperiode i forkant av stemmeperioden. I høringsperioden kan eierne skrive kommentarer og spørsmål som er synlig for alle, slik at utdyping av en sak blir lett tilgjengelig. Eierne kan også på den måten komme med benkeforslag.

Det er verdt å merke seg at de nye bestemmelsene ikke åpner for at man kan avgi forhåndsstemmer. Dette betyr at stemmegivning må utføres i selve møtet. 

Hva skjer ved uforsvarlig gjennomføring?

Dersom generalforsamlingen eller årsmøtet gjennomføres i strid med kravet om forsvarlighet, kan vedtak som blir truffet på møtet være ugyldige. Forutsetningen for ugyldighet er at feilen/uforsvarligheten kan ha virket inn på vedtakets innhold.

Frist for gjennomføring av generalforsamling/årsmøte

Fristen for å avholde ordinært møte er 30. juni 2021. Finansdepartementet har sendt på høring forslag til midlertidig lov om utsettelse av fristene for å fastsette årsregnskap mv. og for å avholde ordinær generalforsamling/årsmøte mv. Det foreslås å utsette fristene for å avholde ordinær generalforsamling for boligbyggelag og borettslag, samt ordinært årsmøte for eierseksjonssameier med to måneder i 2021.

Høringsfristen er 15.04.21. Inntil midlertidig lov er vedtatt er det fristen 30. juni som gjelder for de ordinære møtene.