Gjennomføring av årsmøter og generalforsamlinger 2021
Det er fortsatt strenge regler for arrangementer og sammenkomster som følge av korona. Dette får også i år en konsekvens for gjennomføring av årets årsmøter og generalforsamlinger.
Vi hadde håpet å være i en bedre situasjon med tanke på mulighetene til å møtes, men slik forholdene er nå har Usbl vedtatt følgende retningslinjer:
- Usbl leier ikke ut egne lokaler til møter
- Usbl's ansatte kan ikke fysisk delta på årsmøter/generalforsamlinger/beboermøter
Vi følger med på utviklingen og de retningslinjer som myndighetene setter, og vi vil vurdere endring av egne retningslinjer dersom situasjonen i samfunnet endrer seg vesentlig.
Lovendring for digitale møter
Ansvarlig departement, KMD (Kommunal- og moderniseringsdepartementet) foreslår endringer i boligbyggelagsloven, borettslagsloven og eierseksjonsloven. Formålet med forslagene er å åpne opp for å ta i bruk elektroniske løsninger i flere sammenhenger. KMD sier at lovforslaget er nært forestående, men kan ikke per i dag gi en konkret dato.
Hva bør styret gjøre?
For å unngå unødige forsinkelser bør dere starte forberedelsene til møtet på vanlig måte. Årsmøtemodulen i Portalen er den samme enten møtet blir digitalt eller fysisk.
Det viktigste styret kan gjøre nå er:
- Sette dato for årsmøtet/generalforsamlingen
- Sende ut forhåndsvarsel til eierne
- Sette i gang valgkomiteen
Styret kan også i samarbeid med sin kundeansvarlig/rådgiver i Usbl utarbeide:
- Årsmelding
- Godkjenning av årsregnskapet (når det er klart)
- Sette opp saker til innkallingen
Når ny lovgivning er på plass kan styret velge hvorvidt dere ønsker å gjennomføre møtet digitalt.
Den digitale gjennomføringen av årsmøtet i Portalen og Min side er videreutviklet fra i fjor, og vil bli tilgjengeliggjort så snart lovverket tillater det. Usbl kommer tilbake med mer informasjon så snart denne er klar.
Dersom møtedato nærmer seg og ny lovgivning ikke er på plass, må styret ta stilling til om forholdene ligger til rette for å avholde et fysisk møte. Dersom koronatiltak fortsatt forhindrer et fysisk møte, må styret utsette møtet.
Dersom du er usikker på hvordan du skal gå frem i forberedelsene av årets møter, ikke nøl med å ta kontakt med din kundeansvarlig/rådgiver i Usbl, så skal vi hjelpe deg så godt vi kan.