Blir det fysisk eller digitalt årsmøte i år?

Nedenfor følger noen tips om hva styret bør tenke over:   

• Digitale møter gir stor grad av fleksibilitet for styret og eierne. Det gjør det enklere for alle beboere å delta. Noen ganger er det utfordrende for folk å møte opp fysisk på grunn av reiseavstand eller andre forpliktelser. Ved å avholde møtet digitalt vil styret kunne inkludere flere beboere og sikre at flere stemmer blir hørt.   

• Høringsperiode (for spørsmål og svar til sakene) og avstemningsperiode bestemmes i samråd med deres kundeansvarlig for å sørge for en trygg og god gjennomføring. Et digitalt møte pleier normalt å ha en varighet på ca. 8 dager.   

• Egner sakslisten seg i et digitalt møte? Saker med høy kompleksitet og mange detaljer kan lønne seg å ta i et fysisk møte for å enklere kunne svare ut eventuelle spørsmål eller usikkerheter på veien mot et vedtak. Det er også mulig å ta detaljene på et beboermøte i forkant. Da får dere diskutert sakene før avstemmingen skjer digitalt.  

• Har vi kandidater til alle valg? Ved digitale møter må kandidatene være klare på forhånd for å sikre at nødvendige styreverv besettes. Dersom styret eller valgkomite har utfordringer med å sikre nye kandidater, bør dette prioriteres i løpet av våren.  

• Kostnad ved fysiske møter. Leie av lokaler, utstyr og evt. servering koster. Ved digitale årsmøter slipper man denne kostnaden.  

Ta kontakt med din rådgiver hvis du trenger hjelp til å arrangere et digitalt møte.