Styrets og valgkomitéens forberedelser til årsmøtet

Stiller til gjenvalg

Når et styremedlem stiller til gjenvalg, vil det si at vedkommende stiller seg til disposisjon for en ny periode. Hvorvidt nåværende styremedlemmer stiller til gjenvalg eller ikke kan være lurt at valgkomitéen undersøker. Da kan det være at komitéen fremlegger dette som sitt forslag til kandidat, men det er likevel åpent for å fremme motkandidater, det er det viktig å gjøre eierne oppmerksomme på. 

Det kan oppleves vanskelig når et styre har sittet lenge og ingen tør å finne nye kandidater.

Orientering til alle eierne

Valgkomitéen bør sørge for at alle eierne blir orientert om hvem som er på valg, og at de har mulighet til å komme med forslag til kandidater. Det er viktig at den som fremmer forslag til en kandidat først hører med kandidaten om det er ok at han/hun blir fremmet og til hvilket verv. Valgkomitéen må sjekke at dette er gjort. Her må valgkomitéen sette en frist som gjør at de får tid til å gjennomgå forslagene og fremskaffe en kort presentasjon fra hver.

Eksempel

Styremedlemmene Peder Ås og Marte Kirkerud er på valg i år. Peder Ås har sagt ja til gjenvalg. Det er allikevel mulig å melde kandidater. Marte Kirkerud tar ikke gjenvalg.

Forslag til kandidater sendes valgkomitéen på e-post: eksempelpost@eks.no. Husk at kandidaten du foreslår må forespørres. Du kan gjerne foreslå deg selv.

Styret ønsker seg en kandidat med kompetanse innen økonomi.

Forslag må sendes inne 22.02.2022.

Presentasjon av kandidatene

Valgkomitéen bør sørge for en presentasjon av kandidatene som stiller til valg. 
Her er det fint å kunne presentere alle som har sagt ja til å stille som kandidat i dokumentet fra valgkomitéen, både de komitéen innstiller på og de andre kandidatene.

Eksempel

• Hvorfor sier du ja til en plass i styret?
• Hva er dine erfaringer?
• Hvilke saker ønsker du at styret skal ha søkelyset på?

Mitt navn er Lars Holm. Jeg er 41 år og har bodd i borettslaget i 7 år.

• Jeg har sagt ja til å gå inn i styret fordi jeg mener at alle må gjøre en innsats for fellesskapet og nå er det min tur til å bidra.
• Jeg jobber som revisor og kan bidra med å følge opp økonomien for borettslaget. Jeg har også hatt ulike verv i forbindelse med fritidsaktiviteter.
• Jeg er opptatt av kommunikasjonen mellom styret og beboerne. I tillegg mener jeg det er viktig at vi som bor her kjenner hverandre. Jeg ønsker at styret skal ha flere beboermøter med informasjon og påfølgende sosiale tiltak. Dette tror jeg vil styrke samholdet i borettslaget.

Valgkomitéens innstilling fremlegges som vedlegg til innkallingen og bør ha en begrunnelse.

De som har takket ja, men ikke er innstilt må få beskjed og avklare om de fortsatt vil stå i valgkomitéens dokument. Og dermed være motkandidater under valget i møtet.

Ingen kandidater

Hva hvis valgkomitéen ikke finner tilstrekkelig antall kandidater?

Som oftest er det ønskelig med styremedlemmer som bor i sameiet eller borettslaget, men det er mulig med eksterne medlemmer. Det kan være en advokat, familie, noen man kjenner.

Hvorfor valgkomité

Ved å ha en valgkomité får dere et objektivt blikk på hvem som skal velges. Komitéen er et uavhengig organ, og gjør at man kanskje lettere får kandidater. Ved å ha en valgkomité avlastes styret og sikrer i større grad at det blir gjort en god jobb rundt det å innhente kandidater. Styret har allerede mange andre oppgaver.

Hvordan velges en valgkomité

Noen har regler som sier hvem som skal inn i komitéen slik at det aldri er tvil om hvem som skal ha denne rollen. Det vil lette arbeidet med å skaffe kandidater til valgkomitéen hvis man har et system for dette.

Et eksempel på slike regler er at man alltid velger avtroppende styremedlemmer til å gå inn i valgkomitéen.

Komitéen velges på generalforsamlingen/årsmøtet

Hvis ikke valgkomité

Når det ikke er valgt en valgkomité, så er det styret som må be om forslag til kandidater og sette opp innstillingen til årsmøtet/generalforsmalingen.

Huskeliste for valgkomitéen:

Valgkomitéen må sjekke hvilke kandidater som er på valg og når styret må ha komitéens innstilling for å få den med i innkallingen

Sjekke med sittende styre om noen ønsker å stille til gjenvalg. Sørge for at samtlige beboere er klar over at valgkomitéen leter etter kandidater, de kan foreslå seg selv eller andre – sett en frist

Skrive en «stillingsbeskrivelse» dersom de leter etter en spesifikk kompetanse. Avklar at kandidatene som er nominert faktisk har takket ja.

Når fristen for å melde seg som kandidat har gått ut kan valgkomitéen skrive sin innstilling. Dersom det er kandidater som ikke blir en del av innstillingen, avklar med disse om de ønsker å være med videre i prosessen som kandidat i innkallingen.

Kandidatene skriver en beskrivelse av seg selv som skal følge innkallingen. Innstillingen leveres til styret og legges ved innkallingen.

Varsel om dato for årsmøte/generalforsamling