Trinn 2 – Sett deg inn i styrets oppgaver
Styrets ansvar er definert i borettslagsloven §§ 8-8 jf. 8-9 (for borettslag) og eierseksjonsloven §§ 57 og 58 (for eierseksjonssameier).
Styrets ansvar er definert i borettslagsloven kapittel 8 og eierseksjonsloven kapittel 7.
Generalforsamlingen/årsmøte (heretter kalt årsmøtet) har gitt styret rett og plikt til å sørge for den daglige driften av borettslaget eller sameiet, og dere som sitter i styret forvalter på vegne av eierne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler.
Årshjulet nedenfor oppsummerer noen av de viktigste oppgavene og hendelsene som du som styrerepresentant i ditt borettslag eller sameie står overfor gjennom året. Noen av oppgavene kommer fast innenfor de ulike årstidene som beskrevet, mens andre har vi valgt å legge til disse årstidene for å hjelpe dere med å spre oppgavene ut gjennom året, eller fordi de naturlig henger sammen med andre oppgaver i hver periode.
Navigasjon
I tillegg har vi beskrevet to løpende oppgaver som gjøres kontinuerlig. Dette er HMS-oppfølging og fakturahåndtering.
Alle borettslag og sameier er underlagt forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, til daglig kalt Internkontrollforskriften. Dette innebærer at styret er pålagt å ha et HMS-system de må jobbe systematisk med. Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslag og sameier planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten sin i samsvar med de krav somer fastsatt i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS).
Styret skal sørge for at det drives forsvarlig vedlikehold av selskapets eiendom, og har ansvar for å vedta budsjett og fastsette felleskostnader. Styret gjennomgår og godkjenner regnskapet, skriver styrets årsmelding og forbereder og innkaller til årsmøte. Styret er også arbeidsgiver for borettslagets eller sameiets eventuelle ansatte, som for eksempel vaktmestere.
Styret godkjenner overdragelser av andeler/seksjoner, samt påser at husordensreglene og vedtekter følges. I den forbindelse behandles ulike klagesaker, eventuelt pålegg om salg eller begjæringer om fravikelser. Det er viktig at svar på slike henvendelser gis snarest mulig.
Andre oppgaver
Innkjøp
Innkjøp til den daglige driften ordnes av styrets medlemmer eller vaktmester. Før større innkjøp eller arbeider igangsettes, bør det foreligge vedtak i et styrereferat. Det anbefales at det innhentes tilbud fra flere leverandører ved større anskaffelser.
Anvisning og betaling av fakturaer
Fakturaer betales etter attestasjon og anvisning av 2 personer i styret. Attestasjon er en bekreftelse på at varen/tjenesten er levert i henhold til bestillingen. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden kan betales. Det er styret i borettslaget eller sameiet som bestemmer, i konstituerende styremøte, hvem som har anvisningsrett.
Usbl anbefaler at et styremedlem anviser sammen med styreleder. De samme reglene er lagt til grunn ved godkjennelse av fakturaer på Bonabo. Kostnader som berører styreleder eller annet styremedlem direkte, må anvises av to andre styremedlemmer. Spesielle refusjoner til styremedlemmer må dokumenteres og komme frem av et styrevedtak.
Vedlikehold
Styret er ansvarlig for at nødvendig vedlikehold gjennomføres i borettslaget eller sameiet. Det kan være mange grunner til at vedlikeholdsarbeider igangsettes; nødvendighet, lovkrav, forlengelse av byggets levetid, økt trivsel eller annet. Uansett bakgrunn for vedlikeholdet har styret ansvar for at vedlikeholdet utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter.
Helt sentralt er det at styret er klar over sitt ansvar med hensyn til vedlikeholdet. Det er for eksempel borettslaget eller sameiets ansvar å vedlikeholde de ytre flatene av bygninger og vedlikehold av felles rom og arealer. Følger ikke borettslaget eller sameiet opp sin vedlikeholdsplikt kan styret komme i erstatningsansvar.
Forsikring
Ved skade
Når en skade oppdages, er det viktig å snarest igangsette skadebegrensende tiltak og lokalisere skadeårsaken. Er det for eksempel vannlekkasje, ta kontakt med rørlegger.
Ved skade på bygning, som for eksempel tak, gulv, vegger og fast innredning, så er det bygningsforsikringen til borettslaget eller sameiet som kommer til anvendelse. Beboer får kun dekket innbo og løsøre på sin innboforsikring.
Styret som forsikringstaker må melde inn skaden til oss på forsikring@usbl.no. Skademeldingsskjema finnes i Bonabo. Dette gjelder skadetilfeller der borettslaget eller sameiet er forsikret gjennom forsikringsselskap som Usbl har rammeavtale med. Er dere forsikret andre steder, ta direkte kontakt med forsikringsselskapet.
Forsikringsavtale
Det er styret i borettslaget eller sameiet som har ansvaret for at boligmassen er tilstrekkelig forsikret. Usbl kan bistå med innhenting av tilbud på forsikring. Har dere spørsmål knyttet til forsikringsskader eller borettslaget eller sameiets forsikringsavtale, ta kontakt på forsikring@usbl.no
Taushetsplikt
I henhold til etiske regler for styrearbeid er de tillitsvalgte underlagt taushetsplikt om personlige og forretningsmessige forhold. Taushetsplikten er ment å skulle beskytte slike interesser, og er ikke noe tillitsvalgte kan påberope seg, for å beskytte egne interesser eller begrense den enkelte eiers alminnelige innsynsrett i styrets forhold og arbeid. Regelmessig og god informasjon fra styret til beboerne er viktig.
Bonabo
Gjennom året vil Bonabo være det viktigste verktøyet styret har for å håndtere og anvise fakturaer, e-post/ SMS, innkalle til og avholde styremøter, kommunikasjon med beboere gjennom oppslag til Min Side, elektronisk signering av dokumenter, oversikt over kundeavtalen og annen form for dokumenthåndtering, skjemaoversikt med mer.
Kundeavtalen
Borettslaget eller sameiets egen signerte kundeavtale med eventuelle tilleggskontrakter er tilgjengelig på Bonabo. Kundeavtalen omfatter alle tjenester og oppgaver Usbl utfører. Avtalen beskriver tydelig hva som inngår i det faste forretningsførerhonoraret og hva vi kan bistå med utover de faste, inkluderte tjenestene.
Retningslinjer for styrearbeid
Vi anbefaler at styret setter opp og vedtar noen retningslinjer som styret bør jobbe etter. Vi satt opp et forslag til slike retningslinjer for styrearbeidet i Bonabo, slik at arbeidet blir utført i henhold til de lover, regler og organisasjonspraksis som gjelder for dette området.
Personvern
Den som har det daglige ansvaret for borettslaget eller sameiet (styret) har også ansvaret for at personvernreglene overholdes. I den forbindelse må styret blant annet ha kontroll på følgende knyttet til behandling av personopplysninger:
Hvilke personopplysninger behandles? Dette bør man ha i en oversikt.
- Hvem har ansvar for behandlingen av personopplysninger i borettslaget/sameiet?
- Brukes det databehandlere til å behandle personopplysninger (som forretningsfører, it-selskaper mv.)?
- Er det inngått databehandleravtaler med disse?
- Hvor lenge skal personopplysningene oppbevares, og hvordan sikres det at sletting skjer?
- Hvordan sikres informasjon til de som det behandles personopplysninger om?
- Hvordan sikrer man rettighetene til de som opplysningene gjelder, som at de skal få innsyn i personopplysningene?
Boligbyggelagenes Storbyfellesskap har i samarbeid med eksterne rådgivere fra KPMG utarbeidet en veileder for styret med vedlegg. Denne veilederen skal forenkle styrets arbeid med å etterleve regelverket. Veilederen finner dere i Bonabo.