Trinn 4 – Sunn økonomi er grunnmuren der du bor
Styret er ansvarlig for at det føres regnskap for borettslaget eller sameiet.
Som forretningsfører utfører vi denne jobben for borettslaget og sameiet. Styret er allikevel ansvarlig for regnskapet, og gjennom året innebærer dette blant annet følgende:
- Løpende attestere og godkjenne fakturaer
- Gjennomgå halvårs- og årsregnskap og signere på årsregnskapet
- Vurdere og vedta eventuelle endringer av felleskostnader
- Utarbeide og vedta budsjett
Faktura
Bilagsbehandling skal alltid være i henhold til gjeldende lovverk. Grunnlag for at regnskapsavdelingen i Usbl skal kunne foreta en utbetaling på vegne av borettslaget eller sameiet vil være en faktura eller regning som er anvist av selskapets godkjennere (2 personer). Hvem som er godkjennere/anvisere blir bestemt av styret på konstituerende styremøte.
En faktura skal inneholde organisasjonsnummer, firmanavn, adresse og bankkontonummer. I tillegg må det fremkomme hva som er kjøpt. Ved tilfeller der det er vanskelig for regnskapsansvarlig å se hva som er kjøpt, anbefales det at styret orienterer om det i Bonabo, samt formålet med kjøpet. Styret er pliktig til å påse at Usbl mottar fakturaer direkte fra leverandørene. Det beste er om leverandørene benytter EHF format ved oversendelse av fakturaer.
Utleggsskjema
- I tilfeller der styremedlemmer eller andre beboere foretar innkjøp fra egne midler må refusjonen komme frem av et utleggsskjema. Dette skjemaet fylles ut av styret i Bonabo. Faktura skal benyttes der det er mulig.
- For utlegg ved bruk av egen bil skal eget skjema for kilometergodtgjørelse benyttes. Bensinutlegg er ikke tillatt. Anbefalt øvre beløpsgrense på kontantutlegg i forhold til hvitvaskingsloven, kr 10 000.
Oversende kopi av styremøtereferat til Usbl
Usbl ønsker kopi av alle styremøtereferater, og må ha kopi av alle referat som vedrører større innkjøp/prosjekter, godkjenning av årsregnskapet og vedtatt budsjett. Dette gjøres enkelt ved å gjøre styrereferatet tilgjengelig for forretningsfører i Bonabo.
Navigasjon
Regnskap
Disponible midler (arbeidskapital)
Det anbefales minimum kr 15 000,- per enhet i disponible midler. Disse midlene skal dekke den daglige driften av borettslaget eller sameiet, og det må være tatt høyde for at en del kostnader faktureres periodisk, for eksempel forsikring, kabel-tv, kommunale utgifter og så videre. Disponible midler viser midlene som er til rådighet for borettslaget eller sameiet. Disponible midler kommer frem i Bonabo under «nøkkeltall».
Betalingsrutiner
Det blir foretatt en internkontroll som påser at korrekt informasjon er registrert. Betaling av leverandørfaktura skjer på forfallsdato etter godkjenning fra styret.
Aktivering
Kjøper eller oppgraderer borettslaget eller sameiet anleggsmidler for mer enn kr 50 000,- , skal kostnaden aktiveres og kan deretter avskrives over anleggsmidlets levetid (det benyttes andre regnskapsprinsipper der borettslaget eller sameiet er skattepliktig). Anleggsmidler er eiendeler bestemt til varig eie eller bruk.
Eksempelvis vil et borettslag eller sameie som kjøper en traktor til kr 100 000,- måtte betale kjøpesummen med en gang (og vil få redusert likviditeten med kr 100 000,-), men i regnskapet vil dette med en årlig lineær avskrivning over 10 år kun komme som kostnad med kr 10 000,- årlig i 10 år. Etter 10 år vil ikke denne traktoren være i selskapets regnskap lenger, uavhengig av om selskapet fremdeles eier den eller ikke.
Aktivering har en direkte sammenheng med anleggsmidler som skal avskrives. Om borettslaget eller sameiet ikke eier, vil det ikke fremkomme noe i regnskapet. I sameier er det seksjonseierne som eier bygget og dette er ikke balanseført i regnskapet. Dersom det tilkommer nye bygg/tilbygg skal disse kostnadsføres i sin helhet. Disse skal ikke aktiveres og avskrives.
Alternative betalingstjenester
Ved bruk av andre betalingstjenester for innkreving slik som Vipps er det viktig å være klar over at styret har et dokumentasjonskrav etter forskrift om bokføring. Dette dokumentasjonskravet gjelder når det ikke er utstedt en faktura. Styret må i slike tilfeller registrere og dokumentere sitt salg.
Påkostning
Arbeider som medfører at en formues gjenstand, for eksempel en bygning, får en bedre standard enn tidligere, vil normalt være en påkostning. Det er også en påkostning dersom anleggsmiddelet endres til en annen stand, for eksempel om man river en vegg for å få et større fellesrom (dette er ikke vedlikehold, men påkostning). Det er ikke avgjørende om arbeidene fører til verdistigning av anleggsmiddelet (mange former for vedlikehold vil også innebære verdistigning). Påkostning av bygg blir ikke avskrevet, men vil være en stillestående verdiøkning av byggets verdi i balansen.
Dersom det gjøres rehabilitering/påkostning i et sameie skal dette kostnadsføres i sin helhet (ref. avsnitt over vedr. aktivering).
Vedlikehold
Vedlikehold er arbeider som utføres for å bringe formuesgjenstanden tilbake i den stand den var tidligere, men kan likevel innebære en økning av standard ved at det brukes materialer som er bedre enn tidligere. Vedlikehold blir kostnadsført direkte i resultatregnskapet. Dersom du er i tvil om et tiltak regnes som en påkostning eller et vedlikeholdstiltak, ta kontakt med din kundeansvarlige i Usbl.
Utlegg forsikringsskade
Ved refusjon av utlegg som borettslaget eller sameiet har relatert til forsikringssaker, må styret være påpasselig med å angi at fakturaen gjelder forsikringsskade (gjerne også påføre skadenummeret) når fakturaen godkjennes.
Avdelings- og prosjektregnskap
Hvis du i et borettslag eller sameiet har flere typer bygg, som for eksempel 4-mannsboliger og rekkehus, kan du få spesifisert regnskap for inntekter og kostnader for de ulike type byggene. Prosjektregnskap kan utarbeides for ulike type prosjekter innenfor blant annet rehabilitering. Dette er tilleggstjenester som Usbl tilbyr.
Budsjett
Styret i borettslaget eller i sameiet skal hver høst utarbeide og vedta budsjett for påfølgende år. Kundeansvarlig sender over et budsjettutkast som styret jobber videre med. Budsjettet skal hensynta kjente kostnader, planlagte større arbeid og innkjøp. Videre må styret vurdere nivået på felleskostnadene sett opp mot borettslaget eller sameiets utgifter og eventuelle lån.
Innføring i kontoplanen
Regnskapet er fordelt på konti for at det skal gi best mulig informasjonsverdi for brukerne. Kontoplanen gir en oversikt over de ulike kontoene som benyttes i regnskapsføringen. Disse kontoene blir hovedsakelig delt inn i 8 kontoklasser:
- Eiendeler, selskapets eiendeler: biler, eiendom, bankinnskudd, kundefordringer etc.
- Egenkapital og gjeld, dokumenterer hvordan eiendelene er anskaffet
- Innkrevde felleskostnader og andre inntekter
- Varekostnad, varekjøp, alt som kjøpes for videresalg
- Lønnskostnader, kostnader med ansatte
- Andre driftskostnader, alle kostnader relatert til driften (vedlikehold), husleie strøm, telefon, etc.
- Andre kostnader, vedlikehold bil, parkering, annonsekostnader, forsikring og møtevirksomhet etc.
- Finansinntekter og finanskostnader, renter og gebyrer på lån eller bankinnskudd
Klasse 1 og 2 utgjør balansen, mens klasse 3 til 8 er selve resultatføringen for det aktuelle året. Balansen er utformet gjennom tid fra oppstart og til nåtid, og gir et bilde av hvordan den økonomiske situasjonen til selskapet har utviklet seg. For å kunne følge med på selskapets regnskap er det viktig å sette seg inn i kontoplanen som Usbl benytter.
Kontoplan
Lønn og godtgjørelse
Styret er valgt til å forvalte fellesskapets interesser. Styrehonorar fastsettes av årsmøtet/generalforsamlingen. Andre godtgjørelser/utgifter kan bestemmes av styret, men det er viktig å vurdere hva slags utgifter man pålegger fellesskapet.
Styret skal ivareta borettslagets/sameiets interesser og passe på at det ikke utøves forskjellsbehandling. God styreskikk er å utøve styrevervet med basis i åpenhet, redelighet og på en ansvarlig måte.
Styremedlemmer behandles skattemessig på samme måte som ansatte. Eiere som ikke sitter i styret er ikke å betrakte som ansatte.
Gaver til andre enn styret er ikke skattepliktig dersom det anses som en oppmerksomhetsgave av begrenset verdi, som f.eks en blomsterbukett.
Hovedregelen er at alle fordeler arbeidstaker/styremedlem får er skattepliktig, men det finnes unntak. Det som er viktig å vurdere er om ytelsen er riktig i forhold til bruk av fellesskapets midler. Styret kan ikke misbruke sin posisjon og den tillit som er gitt dem via styrevervet.
Gaver til styret/ansatte må godkjennes av styret og protokollføres.
Lønnsutbetalinger
All utbetaling av lønn skal gå via Usbl’s lønningskontor. Lønn utbetales den 15. i hver måned forutsatt at underbilag (dvs. timelister etc.) innleveres til Usbl den 1. i hver måned. Egne honorarer gjelder for lønnskjøring.
Utbetaling av styrehonorar
I henhold til borettslovens § 8-4 og eierseksjonlovens § 55 skal honorar til styret bevilges av årsmøte. Styret kan ikke bevilge sitt eget honorar. Eget styrehonorarskjema fylles ut før innsendelse og signering i Bonabo. Kundeansvarlig kontrollerer mot signert årsmøteprotokoll, og leverer til lønningskontoret for utbetaling. Vær nøye med å fylle ut alle blanke opplysningsfelt (navn, personnummer og kontonummer).
Styrehonorar til selvstendige næringsdrivende
Det følger av skattebetalingsloven § 5, bokstav b at styrehonorar alltid skal betraktes som skattepliktig personlig inntekt og utbetales som lønn.
Ansettelser
Arbeidsavtale må foreligge, uansett om det gjelder fast eller midlertidig ansettelse. Avtalen sendes til lonn@usbl.no.
Ved alle typer avtaler som gjøres mellom borettslaget eller sameiet og ansatte, må det komme klart fram antall timer per uke eller arbeidstidsprosent. Forslag til «Arbeidsavtale» finner du i Bonabo.
Timelønn og overtid
Ved utbetaling av timelønn, overtid eller diverse lønn skal «Timeliste» benyttes. Skjema for «Timeliste» finnes i Bonabo. Timeliste sendes til lonn@usbl.no.
Honorar eller andre lønnsgodtgjørelser
Styret har det formelle ansvaret for å rapportere rabatter, gaver og andre ytelser. På bakgrunn av dette må styret opplyse regnskapsfører om bruk av tredjepartsrabatter og bonus i forbindelse med ytelser til styremedlemmer.
Styret må også opplyse om eventuelle private overtakelser av utstyr som opprinnelig var kjøpt inn til styret. Denne type ordninger følger skattebergningsreglene for naturalytelser til ansatte, som også omfatter regler om forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.
Det skal i tillegg til lønnsskjema for utbetaling, vedlegges kopi av styrevedtaket som bekrefter godtgjørelsen
Veiledning og rutiner for sykemeldinger
Styreleder må kontrollere at sykmeldingen er registrert i Altinn, og sende dokumentasjon (pdf) til lønningskontoret på e-post lonn@usbl.no, eller per post, fortløpende under sykefraværet. Fødselsnummeret må utelates i forsendelsen av hensyn til GDPR.
Styreleder må gi beskjed om arbeidsgiver forskutterer lønn under hele sykdomsperioden eller kun i arbeidsgiverperioden på 16 dager.
Usbl sender inn inntektsopplysninger til NAV.
Styreleder må kontrollere at driftsbankkontonummeret er registrert hos NAV. Klikk på alle skjemaer, og søk opp Bankkontonummer for refusjoner fra NAV til arbeidsgiver.
Den sykmeldte må sende søknad om sykepenger i Ditt NAV.
Skatt- og oppgavefri utbetaling
Engangsutbetaling inntil kr 1 000,- er skatte- og oppgavefritt, men må alltid føres som lønn, fordi det medfører arbeidsgiveravgift.
Møtegodtgjørelse
Møtegodtgjørelse utbetales som honorar.
Gaver
Gaver inntil kr 5 000,- er skattefritt, men kun for ansatte og styremedlemmer. Ved jubileer eller andre spesielle anledninger for ansatte, gjelder egne satser på gaver.
Telefon og andre elektroniske tjenester
Utlegg for elektronisk kommunikasjon: Mobil, telefon, internett og lignende i forbindelse med styrearbeid kan refunderes i henhold til styrevedtak, etter gjeldende regler.
Skattedirektoratet har i brev av 12.09.2008 uttalt at utskrift av eFaktura kan godkjennes som originalbilag når denne leveres sammen med betalingsbilag som kvitteringsliste, kontoutskrift eller kvitteringsoblat.
Når arbeidstaker får dekket elektroniske kommunikasjonstjenester av arbeidsgiver, skal fordelen verdsettes til kroner 4 392,- per år. Det er en forutsetning for slik sjablonbeskatning at arbeidstaker har tilgang til tjenestene utenfor ordinær arbeidssituasjon og at arbeidstaker har tjenstelig behov for kommunikasjonstjenestene.
Kroner 4 392,- per år skattlegges uansett om arbeidsgiver dekker en eller flere kommunikasjonstjenester.
Refusjon: Når abonnementet står i arbeidstakers navn og arbeidstaker får refundert utgiftene etter bilag, gjelder også kroner 4 392,- per år. Originalbilag må leveres. I slike tilfeller skal imidlertid fordelen begrenses til det refusjonsbeløpet som arbeidstaker har mottatt, men kun opptil kroner 4 392,-. Refusjon over beløpet er skattefritt.
Beredskapstelefoner faller inn under skatteplikten dersom de benyttes utenom ordinær arbeidssituasjon. Når arbeidstaker er i beredskap, anses vedkommende å være utenfor ordinær arbeidssituasjon. Kontakt lønningskontoret i Usbl ved ytterligere spørsmål om regelverket av elektroniske tjenester.
Gebyr
Alle andre utbetalinger enn styrehonorar medfører fakturering, da det ansees som tilleggstjeneste. Lønnsutbetaling/forskudd utenom lønnskjøring blir belastet med et gebyr i henhold til gjeldende prisliste.
Lønnsopplysninger
For at alle typer utbetalinger via lønningskontoret i Usbl kan foretas, må alle relevante opplysninger på lønnsmottageren være levert lønningskontoret.
Individualisering av fellesgjeld (IN)
- I borettslag inngår långiver avtale om sidestilt sikkerhet i forhold til de eierne som foretar ekstraordinære innbetalinger.
- Felleskostnadene (husleien) splittes slik at det tydeliggjør eierens kapitalkostnader. Borettslaget har ikke anledning til å gi fritak for felleskostnader til eierne for den del av felleskostnadene som benyttes til betaling av renter og avdrag på lån omfattet av IN-avtalen.
- Borettslaget kan ikke benytte disponible midler til ekstraordinær nedbetaling av lån tilknyttet IN-avtalen.
- Eierne gis anledning til å innbetale gjennom IN-ordningen 2 ganger per år, medio mars og medio september. Minimum innbetaling er i henhold til avtalen kr 100 000,- og innbetaling må skje til særskilt konto senest 14 dager før terminforfall.
- Ved ønske om innfrielse av sin andel fellesgjeld må Usbl kontaktes i god tid, for å inngå avtale om dette, og faktura for denne innbetalingen vil bli utstedt eier.
Eierne vil merke følgende endringer på mottatte giroer:
- Nedkvittering/IN-innbetaling vil gi eier en reduksjon i kapitalkostnadene. For eksempel vil en ved full innfrielse få full reduksjon både på avdrag og renter, slik at sum kapitalkostnader for lånet vil være kr 0,- per måned.
- De vil ikke bli varslet om endringer som vedrører kapitalkostnader.
- Eiere som har lån vil årlig motta en avregning mellom innbetalt a konto beløp og reelle lånekostnader.
Usbl tilbyr en lignende ordning for boligsameier.
Garanterte felleskostnader - din økonomiske trygghet
Forskuttering av felleskostnader
Forskuttering av ubetalte felleskostnader innebærer at borettslaget eller sameiet får utbetalt summen av de månedlige felleskostnadene, både drifts- og kapitalkostnader, på en fastsatt dato hver måned.
Fordeler for borettslaget eller sameiet og de som bor der:
- Bedrer borettslagets eller sameiets økonomi. Styret slipper å sette opp felleskostnadene som følge av at noen eiere ikke betaler felleskostnader.
- Bidrar til økt handlefrihet for borettslaget eller sameiet. Styret vet til enhver til når inntektene godskrives konto.
- Styremedlemmer slipper å ta stilling til naboens eventuelle økonomiske problemer.
Sikring av felleskostnader
Sikring av felleskostnader er en ordning hvor eierne er sikret mot å bli ansvarlig for naboens felleskostnader, etter nærmere regler. Dersom en eier ikke betaler felleskostnadene sine, må boligen selges og vi dekker de uteblitte felleskostnadene som borettslaget eller sameiet ikke får dekket via salget.
Gir økt trygghet for eierne. Andre eiere risikerer ikke å måtte legge ut for naboens felleskostnader.
Sikring mot tap av fremtidige felleskostnader gir økt trygghet for borettslaget eller sameiet og kan ha en positiv effekt på markedsverdien til boligene i borettslaget eller sameiet.
Hvem kan benytte seg av tjenestene?
Alle borettslag og sameier som er tilknyttet Usbl er sikret mot tap av felleskostnader. De øvrige borettslagene og sameiene som blir forvaltet av Usbl kan søke om sikring.
Hva blir dekket ved tap?
Dersom en eier utelater å betale sine felleskostnader i en periode, må boligen selges. Sikringsordningen kan dekke borettslagets eller sameiets tap utover det borettslaget eller sameiet får dekket via salget. Tjenestene vil kunne gi dere som borettslag og sameie større forutsigbarhet over likviditeten, samt sikre eierne mot manglende innbetalinger fra andre eiere.
Administrasjon av felleskostnader
Administrasjon av felleskostnadene til Usbl’s kunder håndteres av finansieringsforetaket Klare Finans AS. Usbl skal kontaktes når det gjelder endringer av felleskostnader eller andre forhold som gjelder den daglige forretningsførselen av borettslaget eller sameiet. Purringer vil bli sendt ut fra Klare Inkasso AS, som er innkrevingsdelen av Klare Finans AS.
Inkassosakens gang
Informasjon om inkassosakens gang finner man ved å besøke Klare inkasso sin hjemmeside.