Boligselskapet Majorstuen Leiegaarde AS står foran en stor jobb hvor soilrør og vannrør skal byttes. De gamle rørene er like gamle som bygården og har gjort jobben i over 100 år. 

– Tanken er også å rehabilitere baderommene i bygården, men vi så tidlig at vi manglet både dokumentasjon og tegninger, forteller styreleder Monica Fredriksen og styremedlem Christin Kyseth fra Majorstuen Leiegaarde. Fordi boligselskapet er forvaltet av Usbl, var det naturlig for dem å henvende seg dit for råd og hjelp.

Manglet tegninger

Bygården i Oslo sentrum består av 128 leiligheter fordelt på fire bygg. Det er råloft og kjeller i byggene og to næringslokaler er tilknyttet boligselskapet.

Før rehabilitering ønsket boligselskapet å kartlegge teknisk tilstand på rørene, gjøre en teknisk vurdering og stipulere kostnader. Problemet var at det manglet tegninger som viste hvor rørene i bygården fra 1916 befant seg. Alt som fantes av informasjon hos Oslo kommune, var nedskalerte tegninger. 

– Vi ønsket hjelp fra Usbl for å få på plass planskisser av leilighetene. I tillegg til skanning av rør, ønsket vi å kartlegge hvor bad og kjøkken befinner seg i de ulike leilighetene. På et tidspunkt ble toalettet som var på gangen, tatt inn i leilighetene hvor det ble bygget bad. I tillegg ble ikke badene bygget med tanke på livsstilen vi har i dag, blant annet med mye bruk av dusj som igjen krever god ventilasjon, sier Monica Fredriksen. 

Vurderte flere firma

– Rør er lungene i et bygg. De er skjult i konstruksjonen, noe vi ikke ser. Vi måtte finne ut hvor rørene ligger i bygget og hvordan vi skulle få det ned på tegninger. Alt for å danne et godt underlag for styret og videre arbeid og rehabilitering, forteller prosjektleder Peter Pierre Zumbo fra Usbl Prosjekt.

– Vi så tidlig på laserskanning som en god løsning, og jeg måtte finne noen som kunne skanne bygget i tillegg til å lage plantegninger av ståa per i dag, sier prosjektlederen. Han tok kontakt med flere selskap som benytter laserskanning for å kartlegge bygningsmasse, men ingen hadde gjort dette på et boligkompleks tidligere. 

Tre firma ble vurdert. Etter å ha fått priser fra aktørene, gikk Usbl Prosjekt gjennom alle tilbudene og rangerte de ulike aktørene. Blant de tre tilbyderne, skilte selskapet Geograf Digital AS fra Stavanger seg ut. 

– Sammen med styret i Majorstuen Leiegaarde tok vi et oppklarende møte med firmaet for å forsikre oss om at de var kompetente nok til å gjøre jobben og for å se referanseprosjekt, forteller Peter

Første skanning av en bygård

For Stavangerfirmaet har jobben på Majorstua vært en ny erfaring. 

– Vi har gjort skanning i enkelte leiligheter tidligere, men aldri hele bygårder, forteller Ørjan Grødem fra Geograf Digital. Firmaet gjør blant annet 3D-skanning, oppmåling og tegninger av eksisterende bygningsmasse som skoler, industribygg og hus. Til og med Nidarosdomen har blitt kartlagt av Geograf Digital.

Ørjan tror at det kommer flere jobber med skanninger i borettslag og sameier fremover. 

– Tall viser at 80 prosent av byggene vi skal bruke de neste årene, allerede er bygget, sier han. Mange av byggene vil nødvendigvis være av en årgang som gjør det vanskelig å finne gode nok tegninger til bruk for renovasjon av bad og utskiftninger av rør som hos Majorstuen Leiegaarde.

– Her må det være laget en 3D-modell for å i det hele tatt gjøre jobben. Det eneste grunnlaget som fantes var arkitekttegninger fra 1916, og da var det toalett på gangen. Så skanning var helt nødvendig for å få opp en 3D-modell, sier Ørjan. 

Sparte tid og penger

I tillegg til 3D-modellen er det laget et streetview for alle leilighetene

– Skanningen er en effektiv og billig måte å få kartlagt bygget på, og boligselskapet kan spare mye på at de har korrekte 3D-kart og tegninger når jobben med renovering av badene skal i gang, mener Ørjan. 

Mens Usbl Prosjekt tok seg av koordineringen av selve skanningen, kunne folka i Geograf Digital konsentrere seg om å gjøre den delen av jobben de er eksperter på, noe som sparte tid. 

– Vi har skannet mye forskjellig, og hver gang ser vi at planleggingen og koordineringen som Usbl Prosjekt har gjort, alltid er tidkrevende. Når man i tillegg skal skanne i boliger, sier det seg selv at det kan ta veldig lang tid, bli mer kostbart enn nødvendig og frustrerende for beboere, sier Ørjan Grødem.

Viktige avklaringer 

Hvorfor trengs prosjektstyring og prosjektledelse til denne typen oppdrag?

– Som prosjektleder er jeg den profesjonelle parten for styret og et bindeledd mellom dem og utførende part: Geograf Digital. Jeg kan det tekniske og faglige språket og kan samtidig stille spørsmål som er relevante for styret å få svar på, sier Peter Pierre Zumbo fra Usbl Prosjekt.

– Styret kan ikke alltid svare på alt det utførende firmaet lurer på, og der kommer jeg inn. Vi prosjektledere forstår litt av begge verdener, og jobben er å tenke på både stort og smått. Tid er penger, så her handler det om å få alle kortene på bordet fra starten av. Hvis du får inn en profesjonell part som Usbl som kan stille viktige og kritiske spørsmål, blir man mer treffsikker i bestillingen. Og sparer utøvende part som Geograf Digital tid, vil boligselskapet spare penger, mener han. 

Detaljert planlegging før skanning av leilighetene

Det skulle vise seg at prosjektledelsen også ble viktig for å utføre skanningen i bygården på en enkel og effektiv måte.

– Noen måtte koordinere inn alle de 128 leilighetene, og jeg kunne bistå med kontakt mellom firmaet og beboerne, forteller Peter. 

Det måtte lages en plan på hvordan skanningen skulle gjennomføres. Det ble besluttet å skanne ett bygg av gangen. 

– Jeg brukte tid på å kontakte alle beboerne, først på e-post, så telefon og til slutt med SMS hvis jeg ikke hadde fått svar. Deretter satt jeg opp en plan med lite rom for å utsette tidspunkt, forteller prosjektlederen fra Usbl. Hver oppgang fikk sitt tidsrom. Var ikke beboere hjemme, fikk de tid og anledning til å avtale med en nabo eller andre for å gi de som skulle skanne tilgang på leiligheten innenfor det gitte tidsintervallet. 

Bistår styrer med prosjektledelse

– Gjennomføringen av selve skanningen var faktisk det enkleste, mener Peter fra Usbl. Det var satt av 10-15 minutter pr. leilighet, men estimerte 30 minutter per boenhet for å komme innenfor tidsintervallet som var satt. 

– Noen ganger møtte vi beboere som var skeptiske og andre var nysgjerrige. Derfor var det lurt å legge inn litt slingringsmonn, mener Peter. I løpet av én uke klarte Geograf Digital å få gjennomført skanning i nesten alle 128 leiligheter og næringslokaler ved å ta ca. ett bygg per dag.

– Koordineringen må treffe, ellers blir et slikt prosjekt vanskelig å gjennomføre. I mange tilfeller vil de som sitter i styret i borettslag og sameier ikke ha tid til å planlegge, koordinere og gjennomføre en slik stor jobb i hverdagen sin, og da kan Usbl bistå med prosjektledelse, sier Peter. 

Forebygger feil og ekstrakostnader

Boligselskapet eier nå tegningene og dataene, noe som kan brukes til andre, fremtidige rehabiliteringer.

– 2D-tegningene, 3D-modellen og streetviewet er grunnlaget som benyttes til prosjektering for entreprenører i anledning rehabilitering av våtrom. En god kartlegging kan spare både boligselskapet og entreprenør for unødvendige feil, forsinkelser og ekstrakostnader, sier Peter.

– Kartleggingen som er gjort, minimerer også behovet for befaring, noe som er et pluss for beboerne. Det gjør alt enklere og minimerer risiko, noe som gir bedre planlegging og prosjektering, understreker han.

Både Monica Fredriksen og Christin Kyseth fra styret i Majorstuen Leiegaarde ser at forprosjektet med skanning, kartlegging og nye tegninger kan bli verdifullt for vedlikehold framover. 

– 2D-kartene og 3D-modellene er gode planleggingsverktøy. Det blir lettere å se høyde, bredde og arealer på alle rom. Dermed kan det bli enklere å innhente tilbud fra ulike firma når noe skal renoveres i bygården. Da kan det meste sjekkes og beregnes fra kontorstolen, uten befaring.  Med god prosjektstyring får vi også bedre kontroll på budsjettene, sier Christin.

Fornøyde med gjennomføringen

Både Monica og Christin synes gjennomføringen av skanningen gikk bra, spesielt med tanke på at dette aldri er blitt gjort i en hel bygård på én gang. De håper Geograf Digital og Usbl Prosjekt har gjort seg erfaringer de kan ta med seg videre.

– Beboerne fikk informasjon i forveien, men vi i styret syntes det var vanskelig å vite hva som skulle kommuniseres ut til alle. Skal man informere om alt, eller velge ut det viktigste? Men det gikk greit for de fleste beboerne, selv om noen syntes det var vanskelig å sette av en hel dag, eller å få skjøvet på tidspunktet for skanningen, sier Monica. 

– Noen hadde heller ikke helt forstått hva som skulle gjøres, og enkelte følte seg litt invaderte når noen kom inn og tok bilder og skannet hjemmet deres. Men da er det viktig å si at ingenting blir liggende til påsyn for alle. For å se tegninger, streetview og 3D-modeller, må man ha en tilgang, og den gjelder et svært begrenset antall mennesker, understreker Christin.